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Business Intelligence em Radiologia: KPIs

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Temos acompanhado a crescente demanda dos serviços de Imagem em melhorar suas performances, porém muitas vezes percebemos que os gestores não sabem exatamente o que melhorar, e sendo assim, fica difícil quantificar essa melhora. Uma frase atribuída a Peter Druker, “Se você não pode medir, não pode gerenciar” explica bem o cenário.

Assim, os KPIs (Key Performance Indicators, ou Indicadores-chave de Performance) passam a ganhar importância dentro dos serviços de saúde. Estes indicadores são definidos pelos gestores, e devem representar os objetivos de cada departamento ou processo dentro, alinhados com a missão do serviço. Geralmente são divididos em indicadores clínicos, operacionais e financeiros, mas podem ser adaptados a outras necessidades. Indicadores de satisfação dos clientes também são importantes.

Business Intelligence (BI) ou Analytics são soluções de TI capazes de coletar informações de diferentes sistemas do hospital/clínica, agrupá-las, filtrá-las e finalmente apresentá-las de maneira mais lógica e visual, de modo que o usuário não necessite gastar tempo tratando o dado, mas sim avaliando e prospectando ações de melhoria. 

As telas do BI devem conter informações, e não somente dados, permitindo aos gestores uma rápida e real ideia do que está acontecendo nos diversos setores do departamento. 

Sabemos que até mesmo um pequeno serviço de radiologia pode trabalhar com diversos sistemas diferentes (RIS, PACS, faturamento, estoque, agendamento, RH, sistema de gestão hospitalar, etc.), e a consolidação destes dados em planilhas Excel elaboradas manualmente é fonte frequente de erros, além de demandar tempo dos funcionários (tempo este que seria melhor utilizado na análise e em ações de mitigação). 

Além disso, esse tipo de consolidação de dados será sempre retrospectiva, não permitindo a visualização de dados em tempo real da operação, como os dashboards do BI.

É importante ressaltar que, apesar de geralmente implementadas pela alta gestão (diretoria), cada gestor de área deve ter acesso à ferramenta, com dashboards e scorecards específicos para os KPIs da sua área. 

Os indicadores das áreas não são necessariamente os mesmos do serviço, mas sim aqueles que direcionarão as ações afim de se atingir as metas próprias, que certamente estarão alinhadas às metas gerais da empresa.

Uma vez implementado, a revisão constante dos KPIs, modificando-os e acrescentados novos indicadores será a prova final de que o sistema além de funcionar, está inserido no processo de tomada de decisões do seu time!
Na próxima coluna, detalharemos algumas das principais ferramentas dos BIS: dashboards, scorecards e alertas.

Artigo original por Thiago Júlio, MD, publicado no Jornal da Imagem

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